CLOU Zoetermeer, gevestigd aan Willem Dreeslaan 394-396 te Zoetermeer, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring is op 1 juli 2020 bijgewerkt.

Uw privacy

Voor het uitvoeren van onze diensten verwerken wij privacygevoelige gegevens (aangeduid als gegevens). Wij vinden een zorgvuldige omgang met deze gegevens belangrijk. Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens we verzamelen, hoe wij deze gegevens verwerken en ook weer vernietigen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten van CLOU Zoetermeer. Wij raden u aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Eventuele aanpassingen aan de website of onze diensten kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. De laatste versie van onze privacyverklaring vindt u op onze website of is bij ons op te vragen.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywet stelt. Dat betekent dat wij:

• Duidelijk vermelden welke gegevens wij verwerken. Dat doen wij door middel van deze privacyverklaring.
• Onze verzameling van gegevens beperken tot alleen die gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van onze diensten.
• Vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw gegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist.
• Passende beveiligingsmaatregelen treffen om uw gegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken.
• Uw recht respecteren om uw gegevens op aanvraag ter inzage aan u te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Verzamelde gegevens

Bij de start van onze diensten

Wij hebben gegevens nodig om onze diensten uit te voeren. Het betreft hier gegevens van u als ouder/verzorger (de wederpartij als iedere natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst met CLOU Zoetermeer aangaat) en de gegevens van de leerling die voor onze diensten wordt aangemeld. Wij verwerken dus gegevens van personen jonger dan 16 jaar (bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens).

Bij het inschrijven van een leerling voor één van onze diensten vragen we u om de volgende persoonsgegevens schriftelijk te verstrekken:

• Voor- en achternaam van de leerling
• Geslacht van de leerling
• Adresgegevens van de leerling
• Geboortedatum van de leerling
• School en klas van de leerling
• nr. van de leerling (indien de leerling hierover beschikt)
• ZoetermeerPas nummer (indien de leerling hierover beschikt)
• Naam van de wederpartij
• Adresgegevens van de wederpartij
• E-mailadres van de wederpartij
• nr. van de wederpartij
• Geboortedatum van de wederpartij (voor controle op registratie in curatele- en bewindregister)

Daarnaast vragen wij tijdens het intakegesprek om inzage in het les- en activiteitenrooster van de leerling, de recente leerprestaties van de leerling en zijn persoonlijke leersituatie. Hiervan maken wij tijdens het gesprek aantekeningen voor zover dit relevant is voor de uitvoeren van onze diensten.

Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@clou-zoetermeer.nl. Wij verwijderen dan deze informatie.

Tijdens het uitvoeren van onze diensten

Tijdens het uitvoeren van onze diensten ontstaan nieuwe gegevens. Het betreft hier de verslagen van de door de leerling gevolgde lessen en/of huiswerkbegeleiding. Daarnaast ontstaan nieuwe gegevens door e-mailcommunicatie over de leerling en zijn schoolprestaties.

Opslag van gegevens

• Alle gegevens zijn logisch en fysiek beveiligd en zijn toegankelijk voor onze medewerkers. In de praktijk betekent dit dat wij uw gegevens op de volgende wijze opslaan:
• Het door u ingevulde inschrijfformulier evenals de tijdens het intakegesprek gemaakte notities wordt in een fysiek beveiligde omgeving bewaard. Na inschrijving ontvangt u een digitale kopie van het inschrijfformulier.
• Uw gegevens worden elektronisch opgeslagen op een laptop die ook in de fysiek beveiligde omgeving wordt bewaard. Deze laptop verlaat onze bedrijfsruimte niet. Deze laptop wordt bij gebruik verbonden met beveiligde servers van onze websiteprovider.
• Ieder leerling krijgt bij inschrijving een leerlingvolgnummer en de wederpartij een oudervolgnummer. Het telefoonnr. van de leerling en de wederpartij wordt in de telefoon van de huiswerkbegeleiding opgeslagen. Deze telefoon is bedoeld voor communicatie tussen docenten, leerling en de wederpartij. Daarnaast kunnen docenten indien dit voor het lesgeven noodzakelijk is het telefoonnummer van de leerling en de wederpartij in hun telefoon opslaan (in combinatie met oudervolg- en leerlingvolgnummer) mits het telefoonboek van deze telefoon bij verlies of diefstal op afstand is te wissen.
• De docenten kunnen verslagen van lessen en/of huiswerkbegeleiding op de logisch beveiligde omgeving van hun laptop op opslaan.

Communicatie tijdens het leveren van onze diensten

• Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons stuurt, bewaren wij deze berichten gedurende het schooljaar waarin u de berichten verzendt. Wij vragen u berichten waarin gegevens over de leerprestaties of gedrag van de leerling worden vermeld via e-mail of via ons telefoonnummer naar ons toe te sturen. Hierdoor kunnen wij deze informatie in de fysiek beveiligde omgeving opslaan. Ook wij zullen langs deze weg om informatie vragen indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de diensten. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden.
• U ontvangt iedere maandag het verslag van de afgelopen week per e-mail.

Bewaartermijnen van de gegevens

• Tijdens een schooljaar ontstaan nieuwe gegevens (verslagen van de lessen en/of huiswerkbegeleiding en leerprestaties). De verslagen van de lessen en/of huiswerkbegeleiding worden tijdens het schooljaar door de wederpartij ontvangen (en dus worden bewaard). Twee weken na de start van het nieuwe schooljaar vernietigen wij alle gegevens die tijdens afgelopen schooljaar zijn ontstaan. Dit betreft de aantekeningen van het intakegesprek, e-mailcommunicatie over de leerprestaties van de leerling en de verslagen van de geleverde diensten. Dit geldt ook voor leerlingen die het volgende schooljaar opnieuw van onze diensten gebruik zullen staan.
• De bij de inschrijving schriftelijke verstrekte gegevens van leerlingen die naar verwachting het volgende schooljaar opnieuw van onze diensten gebruik zullen maken, worden bewaard.
• Bij het uitschrijven van de leerling tijdens het schooljaar, worden twee weken na de start van het volgende schooljaar alle verstrekte gegevens van de leerling vernietigd indien alle rekeningen zijn voldaan. Alleen gegevens van de wederpartij, in combinatie met de naam van de leerling, worden bewaard voor het toesturen van e-mails en/of nieuwsbrieven.
• CLOU Zoetermeer houdt zich aan de wettelijke termijnen voor het bewaren van onze administratie (o.a. rekeningen) voor de belastingaangifte.

Website

• Onze website maakt gebruik van een beveiligde verbinding (SSL-verbinding) voor het gebruik van het contactformulier. Onze websiteprovider voldoet aan de AVG-wet.
• Wij spelen geen gegevens door aan anderen.

Social media

Wij maken geen gebruik van Facebook of andere sociale media om informatie te delen over gebeurtenissen tijdens de huiswerkbegeleiding of individuele begeleiding.

Medewerkers

• Onze docenten zijn verplicht de vertrouwelijkheid van de gegevens te respecteren. Onze docenten zijn daarnaast verplicht tijdens de diensten ontstane gegevens (e-mailcommunicatie, verslagen) op een versleutelde omgeving op hun computers te bewaren. Docenten mogen telefoonnummers van leerlingen en ouders op hun telefoon opslaan indien dit noodzakelijk is voor het verzorgen van de lessen en het telefoonboek van de telefoon bij verlies of diefstal op afstand geblokkeerd kan worden. Daarbij worden telefoonnummers alleen in combinatie met het leerlingnummer opgeslagen.
• Een vertrekkende medewerker ondertekent een verklaring waarin hij aangeeft alle gegevens te hebben vernietigd.

Derde partijen

• Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden (ook school, mentoren) zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Echter, indien op grond van een wettelijke bepaling of rechterlijke uitspraak, CLOU Zoetermeer gehouden is vertrouwelijke informatie aan door de wet of de bevoegde rechter aangewezen derden, te verstrekken en CLOU Zoetermeer zich ter zake, niet kan beroepen op een wettelijk dan wel door de bevoegde rechter erkend of toegestaan recht van verschoning, dan zullen wij gegevens moeten verstrekken.
• Voor het uitvoeren van onze diensten en het daarbij behorende administratieve proces maken wij gebruik van diensten van derden. Het betreft hier de volgende derden:
  • Websiteprovider Argeweb voor onze website.
  • Communicatiemiddelen zoals mailprogramma’s en Whatsapp.

Veranderingen

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van onze diensten. Wij adviseren u deze privacyverklaring bij het begin van het nieuwe schooljaar te raadplegen.

Aanpassen van uw persoonsgegevens

Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op dit moment aan ons is verstrekt. Als u uw gegevens aan wilt passen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons op nemen. Zie onderstaande contactgegevens.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan deze privacyverklaring voldoen. Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen:

CLOU Zoetermeer
Functionaris Gegevensbescherming
Edwin Plag
E-mail: edwin@clou-zoetermeer.nl